Sobald mehrere Menschen mit Computern zusammenarbeiten, muss man sich Gedanken über das Zusammenspiel der Computer und Menschen machen. Als Kanzleigründer mit dem Notebook aus dem Studium gestartet, kommt bald eine Schreibkraft, oft dann eine weitere Anwältin oder ein Anwalt hinzu. Die Verbindung der Computer aller Mitarbeiter erfolgt dann über ein Netzwerk, entweder per Kabel oder per Funknetzwerk (Wireless Lan - WLAN). Zentraler Ort zur Speicherung der Kanzleidaten ist der "Server".
Der Server ist der Ort, an dem alle Daten der Kanzlei zentral für alle Benutzer gespeichert werden. Neben RA-MICRO können das zum Beispiel auch Emails und die eigenen Dateien der Benutzer sein. Zur Verwaltung dieser Daten haben Server spezielle Betriebssysteme. Diese Betriebssysteme und die damit erworbenen Zusatzprogramme können zum Beispiel Emails, Kalender und Termine der Mitarbeiter zentral verwalten (Exchange). Eine Antivirensoftware auf dem Server prüft alle eingehenden Email und kann Spam Emails filtern.
RA-MICRO unterstützt hier die Server Produkte von Microsoft. Die RA-MICRO Systemvoraussetzungen für Server:
Netzwerkserver: Mind. Microsoft Windows 2008 R2 Server. Terminalserver: Mind. Windows 2008 R2 - SQL basierte RA-MICRO Module setzen den Microsoft SQL Server ab Version 2017 (auch in der Expressversion) voraus. - Quelle: RA-MICRO Lizenzvertrag vom 14.09.2018
Servercomputer gibt es wie normale Bürocomputer als Towergehäuse oder zum Einbau in spezielle Schränke als flache 19' Zoll "Rack"-Server. In großen Kanzleien können auch mehrere Server oder zusätzlicher Speicher (Storage) gemeinsam in einem Serverschrank verbaut werden. Für kleine bis mittelgroße Kanzleien (bis 15 Nutzer) ist ein Server in der Regel ausreichend.
Ein weiterer großer Vorteil eines Servers ist, dass jeder Mitarbeiter an jedem PC Arbeitsplatz arbeiten kann. Da die Dateien auf dem Server gespeichert sind, kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die eigenen Dokumente zugegriffen werden. Natürlich ist über entsprechende Rechte sichergestellt, dass jeder nur seine Dokumente lesen kann. Für gemeinsame Dokumente und zum Dateiaustausch können spezielle Speicherplätze (Ordner) eingerichtet werden. Bei Ausfall eine PC kann dieser einfach getauscht werden. Die Mitarbeiter können umgehend weiter arbeiten, Daten gehen nicht verloren.
Zusätzlich bietet das Serverbetriebssystem die Möglichkeit, von unterwegs über eine hochsichere Verbindung auf die Kanzleidaten zuzugreifen und so zum Beispiel RA-MICRO vom heimischen PC aus zu nutzen (Heimarbeitsplatz).
Denken Sie bei Erwerb eine Server auch an einen Vertrag zur Wartung und Pflege sowie eine professionelle Datensicherung. Neben der Sicherung des kompletten Server, beispielsweise durch die Windows Server Sicherung oder die Sicherung eine Images durch Produkte wie Veeam, Acronis, Altaro, sollten RA-MICRO Anwendungsdaten extra auf ein externes Medium gesichert werden.
Server werden in der Regel individuell konfiguriert. Der individuelle Preis richtet sich nach den verbauten Komponenten (Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatten, Datensicherungslaufwerken).